A raíz de la creación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2016, los sitios web tienen la obligación de mostrar ciertos textos legales para asegurarse de que los usuarios están al tanto de cómo se utiliza su información o sus administradores podrían recibir sanciones.
Dependiendo del tipo de página que tengas, será necesario incluir unos u otros, todo eso y más te explicaré a continuación.
Textos legales de un sitio web
Los textos legales, en palabras simples, son escritos donde se establece el uso que le da el sitio web a la información de los usuarios para mantenerlos informados y protegidos en términos de seguridad y privacidad. En tal sentido, existen los siguientes.
El aviso legal
Este es un documento donde se identifica al propietario del sitio web a través de ciertos datos que se hacen públicos mediante el texto, en cumplimiento de la Ley 34/2002 sobre los servicios de la sociedad de la información y comercio electrónico.
Para que pueda cumplir la función de informar a los usuarios, debe estar accesible desde cualquier lugar del sitio web cuando estos se encuentren navegando. Por ello, se acostumbra ubicarlo en el pie de página o a través de un enlace del menú que permanezca visible.
Estos son los datos que debe contener el aviso legal:
- Nombre completo o denominación social del propietario del sitio, ya sea que se trate de una persona física o empresa.
- La dirección de domicilio de alguna de las sedes de la empresa, si fuera el caso.
- Algún medio de contacto, ya sea dirección de correo electrónico o número telefónico, el objetivo es que los usuarios puedan contactar al administrador en cualquier caso.
- Datos relativos a la inscripción en el Registro Mercantil, si se trata de una empresa.
- Número de identificación fiscal, CIF o NIF.
Aunado a lo anterior, si el propietario del sitio web ejerce algún tipo de profesión regulada, deberá añadir los datos que le identifican como especialista en la materia, esto aplica para los arquitectos, abogados, médicos, entre otros y comprende:
- Título académico en vigor.
- Número de colegiado y colegio profesional.
Como sabrás, al ser miembro de este tipo de colectivos profesionales se debe cumplir una serie de obligaciones éticas, las cuales tienen que estar explícitas en este documento o al menos proporcionar una referencia donde puedan ser consultadas por los usuarios del sitio.
Cabe añadir que si el sitio web incluye precios publicados (como es habitual en los eCommerce), dicha información debe ser clara y precisa, especialmente en lo que respecta a la inclusión del IVA y otros impuestos, al igual que la política de gastos de envío que manejes.
La política de privacidad
Este es un texto mediante el cual se les explica a los usuarios cómo se utilizan los datos personales que quedan registrados en el sitio web. Esto es motivado por el hecho de que habitualmente las páginas disponen de áreas en las que los visitantes proporcionan sus datos con fines de afiliación, consulta, suscripción u otros.
Dichos datos suelen incluir nombres, direcciones de eMail, teléfonos, entre otros y el RGPD es bastante rígido en lo que respecta al uso de esta información.
Al igual que en el caso anterior, la política de privacidad también debe permanecer visible al navegar por el sitio web, es por ello que suele ubicarse al final de los formularios de contacto o en el pie de página.
Esta es la información que debe contener dicho texto legal:
- Informar sobre la existencia de un fichero donde se guardan los datos de los usuarios.
- Identificar al titular de dicho fichero, ya sea una persona física o entidad.
- Especificar para qué se recaban los datos o los fines determinados para los cuales se usará la información.
- Mencionar los derechos que tienen los usuarios respecto al acceso, rectificación, cancelación o rechazo a proporcionar los datos según ARCO.
Al respecto, el RGPD es muy claro sobre que sólo se deben recopilar los datos que sean estrictamente necesarios y el propietario del sitio está en la obligación de especificar si dicha información será compartida con terceros, en cuyo caso se requiere el consentimiento expreso de los usuarios.
La política de cookies
Las cookies no son más que ficheros donde se almacenan datos de las páginas web para ser compartidos con los navegadores.
Su propósito principal consiste en recordar cuando alguien ya visitó una página, para que cargue más rápido en sus próximas visitas y conocer los hábitos de navegación de los usuarios a fin de orientar las estrategias de publicidad digital dirigida.
De cualquier manera, el uso de las cookies también se encuentra regido por el RGPD y los usuarios deben estar en la capacidad de escoger qué tipo de ficheros permite que se instalen.
En tal sentido, es conveniente el uso de avisos emergentes o también conocidos como PopUps para ofrecer a los visitantes del sitio web la posibilidad de aceptar, configurar y rechazar las cookies.
Sin embargo, eso no es todo. Se requiere la publicación de texto legal permanentemente visible en el sitio web donde se informe lo siguiente:
- ¿Qué tipo de cookies utiliza la web, cuáles son sus fines de instalación y cómo van a usarse?
- ¿Cómo puede el usuario manifestar su consentimiento respecto al uso de las cookies?
- ¿Cómo puede el usuario manifestar su rechazo, revocar la cookies aceptadas y eliminarlas de su navegador?
Los términos y condiciones
Este es un texto legal que sólo se muestra en aquellos sitios web donde se realizan comercializaciones o ventas, por ejemplo en las tiendas online, y contiene información referente a la política que rige este tipo de transacciones:
- Métodos de pago aceptados.
- Almacenamiento de la información referente al uso de métodos de pago electrónicos.
- Plazos para la validación y entrega de los pedidos.
- Derecho de desistimiento.
- Condiciones de garantía y política de devolución.
Formularios de contacto
He incluido los formularios de contacto en este post sobre textos legales porque todos ellos deben poseer un aviso y la posibilidad de que el usuario acepte las condiciones de seguridad. También se aplica a los métodos de suscripción y listas de correos.
¿Qué textos legales debe tener cada sitio según su tipo?
Ya conoces todos los textos legales que deben disponer los sitios webs, ahora te explicaré cuáles son necesarios en cada caso.
Páginas web y blogs
Los siguientes textos legales sólo son necesarios bajo ciertas condiciones:
- Aviso legal: Si el sitio web te genera ingresos.
- Protección de datos: Si la web registra datos de los usuarios.
- Términos y condiciones: Si vendes productos o servicios.
- Política de cookies: Si tu web usa cookies.
Tienda online
Considerando el uso habitual de las tiendas online, los siguientes textos legales son obligatorios:
- Aviso legal.
- Protección de datos.
- Términos y condiciones.
- Política de cookies.
Conoce los precios de los textos legales
Ya que estás interesado en conocer los textos legales que debes incorporar a tu sitio web, aprovecho para comentarte que ofrezco algunos servicios que pueden facilitarte este tipo de gestiones y más, echa un vistazo:
- Protección de datos para blogs (80€): Útil para aquellos sitios web donde solicitas información personal de los usuarios.
- Protección de datos para newsletter (80€): Refuerza la seguridad de los sitios web donde se ofrece al usuario la posibilidad de suscribirse a un boletín electrónico.
- Protección de datos para formulario de contacto (80€): Mecanismos de seguridad para las webs que poseen este tipo de formatos para la recolección de información.
- Protección de datos para foros (180€): Una política de privacidad ideal para aquellos sitios web donde los usuarios se registran e interactúan.
- Protección de datos para comercio electrónico (210€): Esta política de privacidad es ideal si comercializas productos o servicios en el sitio web, solicitas datos para elaborar facturas y cobros a los clientes.
- Condiciones generales de contratación (180€): Este servicio puede ser útil si utilizas el sitio web para gestionar contrataciones, pues establece claramente la normativa.
- Política de cookies básica (80€): Todas las webs que utilicen cookies anónimas, técnicas, de personalización o analítica, pueden sacar provecho de este servicio.
- Política de cookies avanzada (180€): Este es un servicio especializado para aquellos sitios webs donde se utilizan cookies que registran datos personales como IP, con fines publicitarios, entre otras.
- Consulta de asesoramiento legal (80€): Pongo a tu disposición los conocimientos de un profesional que te orientará adecuadamente para que gestiones la legalidad de tu sitio web con facilidad y sin contratiempos.
- Pack anual de 10 consultas de asesoramiento jurídico (600€): También te ofrezco este paquete que mantendrá la legalidad de tu web bajo el control de especialista y podrás consultar cualquier inquietud cada vez que lo requieras.
La contratación de cualquiera de estos servicios dependerá de tus necesidades particulares, pero ahora sabes que puedes contar con ellos en caso de que los requieras.
Ajustes adicionales
Para finalizar, debes saber que al añadir los textos legales a tu sitio web será necesario realizar ciertos ajustes adicionales que te comento a continuación:
- Crear una página para cada texto legal.
- Mostrar los enlaces de los textos legales en el pie de página, ya que deben estar accesibles en todos los apartados del sitio web.
- Añadir una casilla de verificación en todos los formularios para que los usuarios acepten la política de privacidad.
- Añadir un aviso de cookies a través de un PopUp o similar, para que lo puedan ver todos los usuarios que acceden a la web y aceptar el uso de las mismas.
La realización de dichos ajustes no es algo demasiado complejo, pero sí requiere ciertos conocimientos. Puedo ayudarte con este trabajo a través de mi servicio de soporte web, para que así puedas centrarte en otras tareas de tu negocio.
