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Como es costumbre, escribo estos artículos para ofrecerles a mis lectores herramientas que pueden ahorrarles tiempo, dinero y facilitarles la vida. En esta ocasión voy a contarte todo sobre Zapier, una aplicación con la que podrás crear una cadena de producción virtual que funciona 24/7 y no tiene lugar para los errores ¿Te interesa?, entonces sigue leyendo.

Zapier

¿Qué es Zapier?

Zapier es una plataforma o herramienta que trabaja de forma conjunta con la nube para automatizar funciones ejecutables en aplicaciones de terceros a través de las APIs.

En palabras más simples, Zapier te permite establecer conexiones entre servicios y plataformas para que se ejecuten acciones de unas sobre otras. Por ejemplo, Mailchimp con Twitter, para programar la publicación automática de contenido en esta red social.

Según las combinaciones que hagas, encontrarás que las posibilidades de automatización de funciones son infinitas.

¿Por qué escoger Zapier en lugar de otras herramientas similares?

En este punto es posible que pienses que puedes obtener los mismos resultados usando herramientas como IFTTT, la forma abreviada de las aplicaciones "IF THIS, THE THAT" que traducido al español significa "Si esto, entonces aquello" y se utilizan para encadenar acciones.

No obstante, es oportuno informarte de las utilidades particulares que ponen a Zapier por encima de ellas.

Permite encadenar varias acciones en pocos pasos

IFTTT sólo permite programar relaciones uno a uno, es decir, si sucede "esto" en una app haz que suceda "aquello" en otra. En cambio, con Zapier puedes crear secuencias de acciones y sacar provecho de los datos generados a través de ellas.

Por ejemplo, usando Zapier puedes programar que cuando haya una publicación nueva en tu sitio web sea compartida en Twitter, pero también en Facebook y Linkedin. Luego, esperar dos días y volver a compartirlo en todas estas redes.

Hacer una programación de ese tipo en herramientas como IFTTT no es imposible, pero requiere mayor tiempo, conocimiento y esfuerzo de tu parte. En cambio, con Zapier te simplificas la vida y ¿quién no prefiere eso?

Establece filtros y condiciones para las acciones

Con Zapier es posible discriminar las acciones para que sólo se ejecuten bajo ciertas condiciones determinadas previamente por ti mismo.

Por ejemplo: Seguir automáticamente a cualquier usuario que tuitee sobre marketing digital, si y sólo si tiene más de 1000 seguidores.

Ofrece una amplia variedad de formatos

Una de las mejoras más recientes de Zapier le ha dotado de utilidades que permiten extraer información y aplicar formatos.

Aunque esta característica es aprovechable para configuraciones más complejas, igualmente representa un punto a su favor.

Posee integración con Webhooks

Gracias a esta particularidad, con Zapier puedes sacar el mayor provecho a aquellas aplicaciones que no forman parte de su catálogo por defecto, ya que es posible conectar con prácticamente todos los Webhook y Apis, lo cual amplía su utilidad al máximo.

Algunos términos que debes conocer para usarlo

Si te animas a probar esta herramienta de automatización, te será útil conocer algunos términos y conceptos para sacarle el mayor provecho.

  • Workflow: Significa flujo de trabajo y corresponde a las instrucciones que le das a la aplicación para que encadene las acciones.
  • Apps: Se refiere a todas las aplicaciones, servicios online, herramientas, redes sociales y APIs que puedes involucrar en el flujo de trabajo.
  • Triggers: También conocidos como desencadenadores, aquellos sucesos que activan el workflow. Por ejemplo "cuando hay una publicación nueva en mi sitio web".
  • Filters & conditions: Son los filtros y condiciones que te mencionaba anteriormente, de ellos depende la ejecución de las acciones o su omisión.
  • Actions: Son las acciones que deseas llevar a cabo en el workflow, precisamente aquello que piensas automatizar para no tener que hacerlo manualmente.
  • Data: Son datos generados en las aplicaciones y procesados por los filtros de Zapier.

Para hacerlo aún más claro, a continuación te ofrezco un ejemplo de cómo lucen todos los elementos mencionados anteriormente en una auténtica automatización de acciones.

  • Workflow: Cuando haya una nueva publicación sobre marketing digital en mi sitio web, compartirlo en Facebook con enlace al formulario de contacto.
  • Apps: Mi sitio web (WordPress) y Facebook.
  • Triggers: Cuando haya una nueva publicación.
  • Filters & conditions: Sobre marketing digital.
  • Actions: Compartirlo en Facebook.
  • Data: El formulario de contacto y otros.

¿Lo ves? Sólo tendrás que dedicar un par de minutos para ahorrar mucho tiempo en el futuro y mantener todas tus aplicaciones o herramientas funcionando para ti, como una especie de cadena de trabajo virtual, sin riesgos a cometer errores.

Ventajas de automatizar tu negocio con esta herramienta

Existen tres ventajas principales que Zapier puede ofrecerle a los flujos de trabajo de tu negocio, te las explico a continuación.

Velocidad

Esto está claro, la velocidad con la que Zapier puede ejecutar acciones siempre será superior si mides el tiempo que te tomaría realizarlas manualmente o por medio de otras herramientas.

Si aprovechas esta cualidad en tantas pequeñas tareas que sueles tener que realizar diariamente en tu negocio, estarías beneficiándote con un ahorro considerable de tiempo y esfuerzo que podrías dedicar a otras actividades.

Consistencia

Nuestra condición humana nos hace falibles, pero las herramientas no olvidan cosas ni se equivocan, por ello son mucho mejores cuando se trata de realizar tareas simples en los negocios y puedes confiar en ellas.

Cualquier cadena de acciones que deba ejecutarse con incidencia en diferentes aplicaciones o servicios de la web, te conviene delegarla a Zapier.

Visibilidad

Delegar acciones en Zapier no significa que perderás control de lo que hace por ti. De hecho, puede aportar visibilidad a tus flujos de trabajo si lo configuras de tal forma que te avise cuando ejecute algo importante.

Incluso puede mantener al tanto a varios miembros del equipo de trabajo, en caso de necesitarlo, lo cual es útil para llevar control de las acciones ejecutadas en todo momento.

Ejemplos prácticos de automatización con Zapier

A través de estos ejemplos de automatizaciones tengo la intención de que aprecies de manera práctica lo que Zapier puede hacer por ti y consideres delegar algunas tareas en él para facilitarte la vida. Echa un vistazo.

Ejemplo práctico Nº 1

Supongamos que tienes una tienda online con WooCommerce y utilizas la aplicación FacturaDirecta para gestionar tus facturas.

Pues bien, con Zapier puedes configurar que cada vez que un pedido se realice en WooCommerce, se envíe la factura al cliente automáticamente a través de FacturaDirecta.

De este modo, queda registrada la factura en la aplicación y te ahorras el tiempo de crearla manualmente.

Ejemplo práctico Nº 2

Supongamos que utilizas Instagram y quieres tener una copia de todos los posts que publicas en Google Drive. Con Zapier también es posible.

Ejemplo práctico Nº 3

Supongamos que utilizas Google Calendar como organizador personal y gestionas tus tareas en Trello.

Puedes configurar Zapier para que cuando crees un evento en Google Calendar se genere automáticamente una tarea en Trello.

En tu mano está automatizar las tareas de tu negocio, si necesitas ayuda técnica tienes mi servicio de soporte web a tu disposición.

Los ejemplos que te he indicado anteriormente son sólo una pequeña muestra del potencial de esta herramienta.

Mi consejo es que todo lo que se pueda automatizar se automatice, ya que tendremos más horas para dedicarle a otras tareas de nuestro negocio o podremos tener algo de tiempo libre adicional, que no viene nada mal.

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