Si dispones de una empresa o emprendimiento y deseas contar con un espacio para difundir información únicamente accesible a los usuarios autorizados, te enseñaré cómo crear una intranet en WordPress.
¿Qué es una intranet?
Una intranet es una especie de espacio online que permite intercambiar información, archivos y más, en una empresa u organización.
Esta herramienta se emplea para ayudar al grupo de trabajo a facilitar el intercambio de información de índole laboral, ya que funciona a nivel interno, por lo que exclusivamente los miembros de una organización tienen acceso a ello.
Sin embargo, la intranet es una herramienta que no sólo se aplica a nivel empresarial sino que actualmente se utiliza en instituciones educativas, grupos de emprendedores y más.
La intranet permite a quienes la implementen, automatizar tareas que de otra forma serían repetitivas y tomarían mucho más tiempo, además de ofrecer a todos la posibilidad de acceder a la información de manera rápida, simultánea e idéntica, cuando así se quiere.
¿Qué funcionalidades tiene la intranet?
La intranet es una herramienta que permite añadir diversas funcionalidades al espacio de trabajo, las cuales pueden crearse, editarse y compartirse, algunas de ellas son:
- Calendarios de eventos.
- Calendarios de turnos de trabajo.
- Manejo de nóminas.
- Gestión de contratos administrativos.
- Alertas y notificaciones.
- Sistema de comunicación interna entre miembros.
- Gestión de proyectos laborales.
- Herramientas colaborativas.
- Directorios.
- Formularios y plantillas.
- Cursos formativos completos.
Otra de las funcionalidades destacables de la intranet es poder compartir información clasificada, sin el riesgo de que salga de este espacio.
¿Qué beneficios tiene?
Sin duda, utilizar la intranet ofrece ciertos beneficios aprovechables para las organizaciones de diferente índole.
Permite ahorrar tiempo y dinero
Principalmente porque ayuda a que las personas accedan a la información en un único lugar, sin tener que invertir horas buscándola y pudiendo a cambio dedicarse a trabajar más.
Lo anterior permite que el tiempo sea aprovechado de mejor manera, siendo más productivos y evitando distracciones que puedan costarle dinero a la empresa.
Optimiza la comunicación
Haciendo que el proceso sea más fluido, directo, preciso y tan inmediato como deseen los participantes.
Ofrece un medio seguro para compartir información
De forma que los riesgos se minimizan.
Fomenta la cohesión entre el personal
De manera que los trabajadores puedan desempeñar tareas colaborativas.
Ayuda en el proceso de formación de los empleados
De forma que los empleados que inician en departamentos nuevos conozcan sus tareas y se facilite su realización.
Contribuye a mejorar la imagen empresarial
Mostrando a empleados, clientes y demás involucrados que la seriedad, organización y gestión óptima, forman parte de los aspectos que la describen.
Permite establecer conexiones con otras plataformas
Utilizadas por la empresa, desde directorios hasta calendarios.
No se restringe su uso a ciertos horarios o espacios
Por lo que es posible acceder a la información en cualquier momento y lugar, siempre y cuando la persona esté autorizada para ello.
¿Cómo crearla con WordPress?
Es posible crear una intranet con WordPress, empleando diversas herramientas. Cada una de ellas ofrece la posibilidad de conectarse desde cualquier lugar y en el momento que deseen.
En realidad, cuando se crea una intranet con WordPress, se trata de una página con los complementos y funcionalidades de cualquier espacio virtual, incluso el hecho de que la información es compartida entre los usuarios que tienen acceso a ella.
Estos usuarios que acceden a la intranet también pueden ingresar al espacio bajo cierto nivel de autorización que permite clasificar la disponibilidad de información para cada persona.
En esta oportunidad te hablaré de una herramienta cuyo nombre es BuddyPress y resulta perfecta para la creación de intranet con WordPress, ya que ofrece la posibilidad de configurar una especie de red social limitada y además las funcionalidades de un espacio virtual privado.
Aunque BuddyPress ofrece una amplia variedad de funciones, la más destacada es la posibilidad de que los usuarios compartan contenido entre ellos, información y otros.
Siguiendo algunos pasos es posible crear una intranet con esta herramienta en WordPress.
Paso 1: Configurar el acceso privado
Este paso es necesario para que la intranet funcione de manera adecuada y sólo los usuarios autorizados puedan ingresar a ella.
Puedes hacerlo instalando un plugin como All in One Intranet, este sólo debes instalarlo y activarlo en tu página de WordPress.
Luego, tendrás que marcar la opción de privacidad y configurarla como desees.
Paso 2: Creando intranet con plugins
En este punto, deberás elegir los plugins a instalar de acuerdo con las funcionalidades que desees añadir a tu intranet.
Evidentemente, son tantos plugins los que se encuentran disponibles para ello que no podría listarlos todos, en cambio será tu tarea o la de tu profesional de confianza elegirlos.
Paso 3: Eligiendo un tema para tu intranet
Aunque casi todos los temas son compatibles para intranet en WordPress, puedes buscar aquellos que estén diseñados específicamente para el uso con BuddyPress.
Sólo tienes que acceder a la pestaña de "Apariencia", "Temas" y "Añadir un nuevo tema".
Paso 4: Instalando BuddyPress
El proceso es idéntico al de instalar cualquier otro plugin, sólo debes acceder en el menú a la pestaña "Plugins" luego pulsar en "Añadir nuevo" y buscar "BuddyPress".
Una vez instalado, debes activarlo y acceder a "Ajustes" y "BuddyPress".
Luego, es necesario que configures los componentes de la herramienta y guardar los ajustes para completar este paso.
La idea es que puedas crear grupos, añadir perfiles, otorgar funcionalidades y limitar el acceso a la información, de acuerdo con las necesidades de tu espacio.
Paso 5: Añade los plugins adicionales que necesites
Esto depende de lo que tu intranet requiera; por ejemplo, BuddyPress Docs, permite el envío y recepción de documentos entre los usuarios, Mediapress permite crear una galería de imágenes y Events Manager ofrece funciones de calendarios de eventos editables.
Paso 6: iFrames
Esta es otra posibilidad que puedes contemplar dentro de la creación de tu intranet y permite añadir contenido externo en tu espacio web.
Un ejemplo de ello es la posibilidad de incluir vídeos de YouTube o contenido de alguna red social de forma legal y sin ocupar espacio en tu servidor.
Para ello puedes añadirlo manualmente, utilizando una etiqueta HTML, usar un plugin o incrustaciones, dependiendo de las necesidades de tu intranet.
Puede que el proceso no te resulte tan sencillo como esperabas, por lo que si necesitas una intranet adaptada a tus necesidades, contáctame y a través de mi servicio de soporte web te ayudo a crearla.
