Trabajar es una forma de generar ingresos para subsistir; sin embargo, es necesario poder disponer del mayor rendimiento para optimizar la efectividad, independientemente de la actividad laboral que desempeñes. En tal sentido, para lograr una productividad óptima es fundamental medir el tiempo de trabajo.
La importancia de medir el tiempo de trabajo
En este punto me gustaría explicar por qué es necesario medir el tiempo de trabajo y más adelante te proporcionaré algunas herramientas para realizar la medición.
La importancia de medir el tiempo de trabajo radica en que puede generar ventajas para el trabajador, permitiendo que su labor se optimice y goce de mayor efectividad.
Además, es oportuno decir que se trata de una necesidad y como tal existen diversas razones por las que se debe medir el tiempo de trabajo.
Razones para medir el tiempo de trabajo
Aunque son muchas las razones que existen para medir el tiempo de trabajo, en esta oportunidad te mencionaré las 10 más importantes.
- Conocer el tiempo real de trabajo. No se debe confundir el tiempo que pasas frente al ordenador o el escritorio con trabajo, por lo que medir la cantidad de horas reales que trabajas puede resultarte una referencia muy útil y que ayude a mejorar la productividad.
- Condensar el tiempo de trabajo en bloques. Con la medición del tiempo de trabajo es posible determinar el período máximo de concentración del cual dispones y enfocar o repartir tus tareas en varios bloques, condensando tus labores dentro de ellos.
- Poder identificar elementos distractores que interrumpen el trabajo. Uno de los elementos que más afecta el rendimiento en el trabajo está constituido por los factores distractores, por lo que medir el tiempo que necesitas ayudará a enfocarte, minimizar las distracciones y concientizarte al respecto.
- Contribuye a incrementar la concentración. Cuando dispones de un tiempo determinado para realizar una tarea en particular, es más sencillo concentrarse y enfocar toda tu atención en lograrlo dentro del lapso establecido, otra razón para hacerlo.
- Permite identificar en qué se utiliza realmente el tiempo de trabajo. Cuando una persona decide realizar una actividad de índole laboral, es común enfrascarse en ciertas tareas que en ocasiones no son prioritarias o hacer cosas que no constituyen trabajo real, en tal sentido, cronometrar las jornadas ayuda a identificar cómo y en qué se invierte cada momento del bloque para optimizar y mejorar el rendimiento y desempeño.
- Ofrece la posibilidad de discernir aquellas tareas que pueden postergarse. Este punto se relaciona estrechamente con el anterior, ya que identificando en qué se emplea el tiempo es posible establecer cuánto se dedicará a las tareas prioritarias y reconocer aquellas que pueden esperar para llevarse a cabo.
- Facilita la realización de presupuestos por horas de trabajo. Si trabajas de manera independiente, seguro en algún momento te has preguntado ¿cómo puedo presupuestar mi trabajo en base al tiempo que demoro en hacerlo? y la respuesta es midiendo cuánto tardas en cumplir con tu labor y asignar a cada hora un valor monetario.
- Recaudar métricas, datos y estadísticas de rendimiento. En este punto no es necesario ahondar mucho, basta con decir que conociendo la realidad de tu rendimiento laboral en términos de tiempo, podrás mejorar aquello que lo requiera y mantener lo que funciona.
- Establecer un mínimo de horas de trabajo diarias y cumplir con ello. Determina cuánto es lo menos que puedes dedicar a trabajar y respeta ese mínimo.
- Establecer un máximo de horas de trabajo diarias y cumplir con ello. Reconoce cuánto tiempo puedes dedicar como máximo a tu trabajo y no lo excedas para garantizar tu eficiencia productiva, sin poner en riesgo la salud.
Herramientas para medir el tiempo de trabajo
Herramientas hay muchas; sin embargo, estas son las dos que más me gusta utilizar y puedo recomendarte ampliamente: Toggl y Timeneye.
Toggl
Es una herramienta que permite hacer uso inteligente del tiempo, medirlo y ofrece algunas funciones adicionales.
Puedes utilizarla online y su registro es gratuito, de manera que no deberás invertir nada para acceder, pero sí para utilizar el servicio.
Toggl es una herramienta 3 en 1 que ofrece funciones de optimización para trabajos en equipo o individuales. Además, puedes encontrarla siguiendo el enlace que aparece arriba.
Las 3 herramientas que incluye son:
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- Toggl plan para planificar actividades y tareas.
- Toggl track para medir y hacer seguimiento del tiempo de trabajo.
- Toggl hire para elegir de forma inteligente a los miembros de tu equipo.
Timeneye
Timeneye es una herramienta de seguimiento y medición inteligente del tiempo, aunque incluye una opción de prueba gratis, el pago para su uso es requerido y bien vale la pena invertir en ello.
Con esta herramienta puedes ahorrar tiempo, gestionar proyectos, supervisar equipos de trabajo y aumentar la productividad.
Permite planificar y organizar tu trabajo de manera útil y sencilla, además de cronometrar el tiempo que empleas en tus labores, distribuir tus tareas en bloques y condensar esfuerzos orientados al logro de los objetivos.
Mi experiencia
Yo empecé a medir mi tiempo de trabajo hace ya algunos años y en la actualidad es parte de mí rutina laboral diaria.
El uso de esta útil herramienta me ayuda a mejorar mi productividad, centrarme en las tareas, dar presupuestos con un menor margen de error, llevar el control del tiempo destinado a mis clientes de mantenimiento web y minimizar factores distractores.
Sin duda, hoy en día no concibo la idea de trabajar por mi cuenta sin medir el tiempo de trabajo que empleo en cada jornada, ya que me ha aportado mucho a lo largo de estos años.
Mi recomendación es que emplees cualquiera de las dos herramientas que te mencioné anteriormente y tomes las opciones de prueba gratis que ofrecen antes de tomar una decisión y elegir alguna en particular, puedas experimentar con ambas y decantarte por aquella que mejor satisfaga tus necesidades.
Estoy más que seguro que una vez que compares tu productividad y rendimiento antes y después de medir tu tiempo de trabajo, no querrás volver a trabajar sin hacerlo.
