Cuando se tiene un negocio se adquieren responsabilidades de diversos tipos, entre ellas las fiscales, es por ello que aunque dispongas de una tienda online debes saber todo sobre las facturas en WooCommerce para poder cumplir con tus obligaciones y que tus clientes confíen en tu empresa.
¿Qué son las facturas?
Las facturas son documentos legales que contienen datos específicos de las transacciones comerciales que ocurren entre un vendedor o prestador de servicios y un comprador.
Estas facturas deben tener ciertos datos particulares de forma obligatoria y la omisión o el error en cualquiera de ellos puede generar pérdidas monetarias o sanciones fiscales.
Datos que debe incluir una factura
De acuerdo con cada parte participante en la transacción y la normativa fiscal, la factura debe incluir:
- Los datos del emisor de la factura, el nombre o identificación del negocio o el profesional, la dirección fiscal y el CIF de la empresa.
- Los datos de identificación de la factura, la fecha de elaboración, el número de control.
- Los datos de identificación del bien o servicio comercializado, el concepto concreto del mismo.
- Los datos monetarios de la factura, el tipo de IVA, la base imponible, el importe del IVA y el total de la transacción.
Importancia de las facturas en WooCommerce
Las facturas son parte importante de un negocio y gestionarlas puede llegar a ser agotador cuando se trata de una tienda online, por este motivo aquí te explico cómo puedes generarla automáticamente con WooCommerce.
Tener una tienda online no significa que estás exento de cumplir con tus obligaciones fiscales y parte de ello implica emitir a tus clientes facturas correctamente elaboradas y con los datos pertinentes.
Sin embargo, este proceso no debe ser una pesadilla, gracias a que utilizando la aplicación o el plugin correcto y aplicándolo a tu tienda online podrás realizar las facturas de forma automatizada, ahorrando tiempo y esfuerzo, además de evitar cualquier posible error.
Para generar facturas en WooCommerce tienes diferentes opciones, aunque en esta ocasión voy a hablarte de las tres que más me gustan, principalmente porque ofrecen mayores ventajas de uso.
¿Cómo generar facturas en WooCommerce?
En mi trabajo, me dedico a brindar servicio técnico especializado a mis clientes y dentro de él realizo mantenimiento web, supliendo las necesidades de cada emprendedor en su negocio online.
Usualmente, mis clientes acuden a mí para resolver errores, solucionar problemas, instalar pasarelas de pago, gestionar envíos y, recientemente con mayor frecuencia, elaborar facturas.
Para ofrecer una solución segura y confiable ofrezco a mis clientes tres opciones, que en mi opinión funcionan mejor.
- Utilizar FacturaDirecta para lo cual tendrás que crear una conexión con Zapier, entre WooCommerce y FacturaDirecta.
- Utilizar Quaderno para lo que tendrás que crear una conexión entre WooCommerce y Quaderno.
- Utilizar el plugin "WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips".
Cualquiera de las tres opciones, una vez que estén configuradas, crearán las facturas automáticamente y se enviarán al cliente de la misma forma, por lo que te ahorrarás bastante tiempo de gestión.
Personalmente, en la actualidad utilizo FacturaDirecta, ya que es una herramienta muy sencilla de manejar pero también potente, tiene todo lo que necesito para llevar al día mis obligaciones fiscales.
La configuración de esto en tu tienda online no es algo muy complejo, pero se necesitan ciertos conocimientos para su correcta programación, por lo que te recomiendo contar con la ayuda de un profesional, principalmente porque para que funcione adecuadamente se debe hacer de cierta forma concreta.
Sin los conocimientos técnicos necesarios, puede resultarte complejo el proceso, por lo que contar con un experto en mantenimiento web es de gran utilidad. Si estás interesado, puedo ayudarte en lo que necesites.
Top 3 de opciones para facturación en WooCommerce
En este punto particular te hablaré un poco acerca de las tres opciones que en mi opinión constituyen lo mejor que ofrece la plataforma.
FacturaDirecta
Este es un servicio que funciona de forma conjunta con WooCommerce, enlazándose a través de Zapier.
Para comenzar necesitarás:
- Los datos de acceso a tu WordPress.
- Una cuenta en Zapier.
- Una cuenta en FacturaDirecta.
- La aplicación de Zapier para WooCommerce.
Zapier es un sitio web especializado en proporcionar servicios de enlace entre aplicaciones de forma que puedan funcionar conjuntamente.
Así ocurre con WooCommerce y FacturaDirecta, cuando se realiza una venta en la tienda online, automáticamente se genera una factura y se envía al cliente.
Zapier ofrece un servicio de integración de miles de aplicaciones y de forma gratuita podrás realizar 5 zaps.
Por otra parte, FacturaDirecta es sencillo de utilizar y para poner en marcha todo esto deberás:
- Acceder a Zapier y elegir el servicio de integración WooCommerce FacturaDirecta.
- Enlazar tu cuenta de WordPress con Zapier y hacer lo mismo con la de FacturaDirecta.
- Ingresar a FacturaDirecta y añadir el nombre de tu empresa para integrarla en WooCommerce.
- Realizar los ajustes necesarios para su correcto funcionamiento.
- Guardar los cambios y finalizar, ya estará listo para usarse.
Quaderno
Es una plataforma que funciona en modalidad Software as a Service y que proporciona servicios de facturación y contabilidad a los usuarios.
Quaderno funciona integrándose con WooCommerce a la perfección y dispone de ventajas de uso para quienes cuentan con un negocio online.
Esta plataforma ofrece muchas ventajas, ya que se trata de un sitio web especializado para ello y hacer uso de él es bastante sencillo:
- Crea una cuenta en Quaderno.
- Instala el plugin de Quaderno en tu WordPress.
- Configura Quaderno desde la cinta de opciones de tu tienda online WooCommerce y comienza a disfrutar de todo lo que ofrece este servicio de facturación automatizada.
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Se trata de un plugin de uso gratuito que puedes añadir a tu WordPress con sólo descargarlo e instalarlo, tal como los otros plugins.
Con este plugin puedes crear de forma automatizada facturas en formato PDF con los datos necesarios, llevar un control numérico, adjuntarlas al correo electrónico de los clientes con posibilidad de descargarlas y personalización del logotipo de tu empresa o aspecto general de la factura.
Podrás visualizar una pestaña de edición y gestión de PDF Invoices desde las opciones de WooCommerce, lo cual facilita el manejo de las facturas que se generan automáticamente.
