Si eres trabajador independiente o formas parte de una empresa, existen momentos en los que no puedes evitar realizar una reunión. Sin embargo, cuando se trata de reuniones eternas pueden convertirse en una pérdida de tiempo y resultar poco productivas, descubre cómo evitarlas en este post.
Reuniones eternas
En el ámbito empresarial, una de las principales formas de perder el tiempo es llevar a cabo reuniones eternas, dedicar demasiadas horas a reunirse y discutir de forma interminable sobre el trabajo puede ser contraproducente.
Mientras que algunos pierden el tiempo en estas reuniones eternas, otros llegan a casa temprano y desde allí dan por terminada su jornada laboral.
La idea no es evitar las reuniones, sino convertirlas en momentos de encuentro breves, concisos y precisos en donde las charlas no se prolonguen demasiado y la productividad sea baja, todo lo contrario.
El principal problema se centra en la falta de planificación y el uso inadecuado de estrategias, el objetivo es poder limitar el tiempo que se le dedica este tipo de reuniones, ya que muchas veces se toman largas horas para dar vueltas a un asunto que probablemente se pudo solucionar en 15 minutos.
Esto no sólo hace que las personas se agoten, sino que también vuelve menos efectiva y casi improductiva la jornada. Por ello es importante aprender a gestionar el tiempo, delimitando un período específico cuando la reunión debe llevarse a cabo obligatoriamente.
Reuniones de 10 minutos
Las personas suelen interiorizar que las reuniones deben ser procesos tediosos que toman mucho tiempo, además usualmente acostumbran comenzar más tarde de lo que estaba previsto.
Luego se inician las conversaciones sobre puntos que no son propios del trabajo, divagar, socializar e incluso aprovechar el tiempo para una taza de café, estas son algunas de las cosas que inevitablemente convierten a las reuniones en algo eterno.
La alternativa a esto es que pueden llevarse a cabo reuniones de 10 minutos en el caso de que los aspectos a tratar sean breves y precisos. Este es un modelo planteado por diferentes autores que requiere la reflexión e internalización de un nuevo concepto de convocatorias puntuales.
Para ello se puede llevar a cabo al menos un experimento en el que se estructure una reunión que no demore más de 10 minutos y apegarse al plan.
Es necesario tomar en cuenta que el resultado de una reunión siempre es proporcional a su preparación. Entonces, al momento de planificarla, es conveniente condensar lo más posible, establecer puntos específicos y apegarse al plan, como una de las principales estrategias para que evites reuniones eternas.
La idea no es establecer una estructura inflexible o apresurar las discusiones sobre diferentes temas, sino que se mantenga un ritmo en el que puedan abordarse todos los puntos en el menor tiempo posible, sin caer en aspectos que no sean inherentes a los ámbitos laborales o al caso del cual se está tratando.
¿Cómo hacer que una reunión no sea eterna?
Existen algunas estrategias aplicables para que una reunión no sea eterna, entre ellas es posible mencionar al menos cinco.
1. Convocar sólo a las personas vinculadas al tema
Cuando se lleva a cabo una reunión, la idea es que única y exclusivamente participen aquellos que tienen que ver con la temática de la misma, añadir personas innecesarias puede generar una distracción y pérdida de tiempo.
En tal sentido, es necesario hacer una lista en la que se plantee si cada una de las personas que allí aparecen necesita estar en la reunión y aquellas que no, se dejan fuera de la convocatoria.
Incluso en este punto es ideal evitar convocar a personas que, aunque necesitan saber lo tratado en la reunión, no requiere su participación y es posible simplemente enviarles un email o explicarles en un par de minutos la conclusión a la que se llegó después de haberse reunido.
Evidentemente, este punto corre por cuenta de quien convoca la reunión y es necesario que dicha persona lo considere.
En tal sentido, durante la convocatoria otra excelente idea es manifestar a los participantes los puntos que se tratarán, el tiempo de duración y el objetivo de ser breves y precisos con las discusiones o temas que se traten.
Con esto es factible predisponer a las personas y lograr que acudan a la reunión con una mentalidad bastante clara sobre lo que se va a tratar y la intención de hacer el proceso lo más breve posible.
2. Tener un objetivo claro para la reunión
Para convocar una reunión es importante tener establecido el objetivo de la misma, ya que en ocasiones se pauta un encuentro en el que no se tiene claro para qué o por qué debe hacerse.
La idea es que todos los participantes conozcan con anterioridad el objetivo de la convocatoria y se apeguen a él, pues al existir una meta en concreto la reunión tiene como finalidad cumplir con dicho punto y culmina automáticamente después de haberlo hecho.
3. Establecer límites de tiempo para cada punto
En ocasiones, las reuniones exceden el período o lapso establecido cuando no tienen los objetivos planteados claramente o no se establece un límite máximo de tiempo para cumplir.
Una opción válida es utilizar el timeboxing, una estrategia que permite estipular un tiempo de duración máxima para cada punto en la reunión, independientemente de que se logre o no llegar a un consenso, en estos casos el tema puede quedar por fuera y tratarse en una siguiente convocatoria.
Esto es una manera de enseñar a los participantes lo valioso que es el tiempo en estas reuniones puntuales y saber aprovecharlo al máximo para lograr eventualmente que en pocos minutos puedan llevarse a cabo grandes avances y tomar decisiones.
4. Asignar a una persona que dirija la reunión
Aunque habitualmente quien convoca la reunión es el que la dirige, no siempre debe ser así. Para ello es posible designar a un responsable que además de conocer y establecer el objetivo, proponga los puntos que se deben debatir y distribuya el tiempo de acuerdo con su conocimiento en el ámbito a tratar.
La idea es que si algún participante comienza a divagar o conversar sobre otros aspectos y salirse del tema, el responsable pueda nuevamente encaminar la reunión hacia el punto donde debe ir.
Asimismo, es este quien se encarga de poner punto final a la convocatoria, realizar un repaso general, resaltar las ideas más importantes, determinar las conclusiones, dar por terminada la reunión y convocar a una nueva en caso de que sea necesario.
5. Disponer de todo lo necesario con anterioridad
Finalmente, un último punto que muchas veces se deja de lado es preparar con anterioridad todos los elementos y materiales necesarios para la reunión, incluyendo el proyector, los cables de conexión, archivos, carpetas, papeles, gráficos y más.
Este es un aspecto fundamental para evitar la pérdida de horas valiosas y hacer que las reuniones no sean eternas, lo que justamente pasa cuando no se ha preparado todo lo necesario y la reunión toma mucho más tiempo del que debería.
Mi experiencia
Las reuniones en sí no son malas, el problema es el uso que se hace de ellas o la duración que suelen tener.
Tanto en mi etapa de empleado como en mis inicios de freelance, las reuniones tomaban una parte importante de mi tiempo de trabajo y en la mayoría de las ocasiones eran poco productivas.
Con este post pretendo proporcionar aspectos fundamentales sobre las reuniones de trabajo y dar algunos consejos para que sean productivas.
Hoy en día evito las reuniones en la medida de lo posible, aunque en determinados casos son necesarias y no se puede prescindir de ellas al 100%.
Desde hace bastantes años no realizo reuniones presenciales, ya que me consume muchísimo tiempo. Aún recuerdo en mis inicios cuando me desplazaba a las oficinas de mis clientes y perdía toda la mañana, lo que resultaba ser una locura.
Hoy en día, realizo las reuniones por medio de llamadas telefónicas o videollamadas a través de Zoom, cuya duración máxima es de 15 minutos.
En mi caso, al cabo de 10 minutos comienzo a puntualizar, cerrar temas y terminar la reunión sin ser descortés.
Para la mayoría de trabajos que realizo en asistencia técnica y "tu web en 24 horas", los 15 minutos de duración son suficientes, es muy importante tener un límite de tiempo.
Para proyectos grandes como desarrollo a medida, en el que tengamos que evaluar opciones y demás, 15 minutos no es suficiente. En estos casos el cliente debe contratar una sesión de consultoría online, ya que no puedo dedicar 1 hora o más sólo para dar un presupuesto.
Otro aspecto que se debe tomar en cuenta es que para tener una reunión hace falta cita previa, así evito las reuniones improvisadas e intrusivas que quitan tiempo y desajustan la planificación general.
Para esto hago uso de Calendly, una herramienta de trabajo fundamental para cualquiera en la actualidad. Cada negocio es un mundo, pero siempre tenemos que hacer uso responsable y productivo de las reuniones.
