Para quienes trabajan en el mundo actual es de suma importancia potenciar su rendimiento y obtener los mejores resultados posibles, por ello en esta oportunidad te hablaré sobre las diferentes formas en que puedes aumentar tu productividad y sacarle el máximo provecho a tus recursos.
¿Por qué aumentar tu productividad?
Ser productivo es fundamental para alcanzar las metas que te propongas en la actualidad, ya sea en un proyecto de emprendimiento particular o como parte de las funciones que desempeñes para alguna empresa.
El logro de las metas es, sin duda, una razón de peso para aumentar tu productividad. Sin embargo, existen otros motivos por los que se trata de algo fundamental.
- La realización personal es un aspecto importante que puede ser alcanzado al aumentar tu productividad y encaminarte al logro de tus metas.
- Aprovechar los recursos y emplearlos en tu beneficio es otra de las razones más importantes por las que aumentar tu productividad es necesario.
- La remuneración suele ser mucho mayor cuando aumentas tu productividad, logrando más con los mismos recursos.
En tal sentido, la productividad permite aprovechar los recursos existentes, optimizando su uso, en lugar de sólo aumentar la producción a cualquier coste.
Consejos para aumentar tu productividad
Siempre es posible mejorar y para ello puedes tomar en cuenta algunas recomendaciones, en este post te daré 3 consejos para aumentar tu productividad:
- Delega todas aquellas tareas que no formen parte de tu especialidad. Por ejemplo, puedes delegar la redacción de los contenidos para tu blog, la asesoría fiscal de tu negocio, el mantenimiento de tu sitio web, la gestión de campañas publicitarias y más.
- Evita las interrupciones mientras estés trabajando. Procura que durante tu jornada laboral los factores distractores estén bajo control, para que no afecten tu productividad.
- Divide tu tiempo en bloques, asignando ciertas tareas a cada uno, para llevarlas a cabo en un período determinado del día.
La mayoría de los emprendedores queremos tener más tiempo libre para dedicarlo a la realización personal, el descanso y las actividades de esparcimiento, un buen modo de conseguirlo es aumentando nuestra productividad y para ello es necesario poner en práctica ciertas acciones.
Con mi experiencia de trabajo, he podido formar una opinión muy sólida y una cosa que te recomiendo es evitar las reuniones en la medida de lo posible, ya que no estoy dispuesto a perder el tiempo.
Lamentablemente, muchas reuniones son una pérdida de tiempo, ya que los puntos tratados en ellas se podrían haber abordado en un email o incluiso en un audio a través de WhatsApp.
En mi experiencia particular, desde que trabajo como freelancer, yo decido si es necesario hacer una reunión o no, dependiendo de la situación y la información que se vaya a tratar, mi tiempo no es ilimitado y no puedo regalarlo.
Con esto quiero decir que la productividad se ve afectada cuando el tiempo se emplea en este tipo de eventos, ya que esto nos restará tiempo para dedicarlo a otras tareas mucho más importantes.
Las llamadas telefónicas y notificaciones tampoco ayudan a nuestra productividad, ya que son continuas las interrupciones que impiden concentrarse en lo que verdaderamente importa.
Por este motivo, sólo atiendo llamadas telefónicas agendadas con antelación o previa cita y mantengo desactivadas las notificaciones durante mi tiempo de trabajo.
Desde hace un tiempo decidí que mis canales de comunicación habituales serían: el correo electrónico y la aplicación WhatsApp, sólo realizo llamadas telefónicas y videoconferencias en momentos muy puntuales en los que realmente lo considero necesario.
Factores distractores
Como mencioné anteriormente, existen algunos factores distractores que interrumpen tu productividad y los cuales debes evitar a toda costa:
- Notificaciones telefónicas que no tengan que ver con tu trabajo y solo representan una pérdida de tiempo.
- Visitas de personas que desean compartir contigo de forma social en tu horario laboral.
- Agentes ambientales como el ruido y lugares con exceso de estímulos.
- Redes sociales, aunque son muy entretenidas, te absorben y evitan que aumentes tu productividad durante tu horario laboral.
- Exceso de tareas, tratar de hacer muchas cosas a la vez únicamente evita que seas eficiente en cada una de ellas, es preferible dedicarte sólo a una por turno.
Evitando al máximo estos distractores, será más sencillo aumentar tu productividad. Aunque eso no es todo, deberás aplicar los métodos ideales para ti y tu emprendimiento.
Manejo de los medios de contacto
Personalmente, procuro atender a mis clientes a través de los medios antes mencionados, para ello reviso el email y WhatsApp tres veces al día como máximo.
- Por la mañana, al iniciar mi jornada laboral.
- Al mediodía, justo antes de realizar la pausa para el almuerzo.
- A última hora de la tarde, cuando está por finalizar mi jornada y dedico un tiempo a organizar los pendientes para el siguiente día, en esta ocasión sólo respondo si hay una urgencia de algún cliente de mantenimiento web.
Trabajo en bloques
Si deseas optimizar tu tiempo y aumentar tu productividad, la mejor alternativa es el trabajo en bloques, para lo cual existe diversidad de métodos pero 2 son los más populares.
Método 1: Lista de tareas
Este método te permite organizar tu tiempo en bloques, asignando para cada actividad un lapso de dedicación particular. Para ello, debes hacer lo siguiente:
- Elabora una lista con las actividades pendientes que requieren ser realizadas. Puede ser al final de cada día o antes de iniciar tu jornada laboral, procurando asignar los primeros puestos a aquellas labores cuya realización sea prioritaria.
- Elabora una cuadrícula para dividir tu tiempo de trabajo en períodos o bloques de 30 a 60 minutos cada uno.
- Asigna las diferentes tareas de tu lista en los bloques de la cuadrícula, de forma que para cada actividad tengas un tiempo determinado de realización, que deberás respetar si quieres aumentar tu productividad.
No se trata de realizar una carrera contra el reloj, sino de optimizar tu tiempo de trabajo. Puede que te sobren algunos minutos y cumplas con tu tarea más rápidamente o que, por el contrario, no puedas completarla en el bloque.
En caso de que el tiempo no te alcance, podrás completar la tarea al final del día o asignarla para el siguiente, extendiendo el lapso que consideres necesario. Conforme vayas aplicando esta técnica, calcularás mejor la duración del bloque para cada actividad.
Otro factor importante es que existirán días en los que el tiempo de tu cuadrícula estará más libre y otros en los que cada espacio se verá lleno. También, pueden surgir eventualidades e interrupciones que deberás evitar a toda costa para aumentar tu productividad.
Método 2: Bloques fijos
A diferencia de la lista de tareas, en este caso las actividades diarias son llevadas a cabo de forma fija y a diario, en determinados lapsos de tiempo.
Esto puede ser útil para ti, si realizas tareas repetitivas que requieren ser optimizadas, por ejemplo:
- Puedes emplear 1 hora diaria para revisar el correo electrónico.
- 1 hora para revisar las redes sociales.
- 1 hora para promocionar y publicitar tu negocio.
- 4 horas para trabajar en proyectos de clientes.
- Finalmente, 1 hora para formación.
También puedes establecer tiempos de recreación o simplemente hacerlo en el restante del día.
En mi caso, tengo los siguientes bloques definidos:
- Clientes recurrentes: Aquí añado todas las tareas que incluye mi servicio de mantenimiento web, el cual es mi prioridad.
- Clientes puntuales: Aquí añado las tareas particulares para las que me van contratando, por ejemplo, un cambio de alojamiento web, configuración de una pasarela de pagos, reparación de algún error, entre otras.
- Gestión: En este bloque me dedico a contestar los emails y mensajes de WhatsApp que recibo, además de enviar facturas y otras gestiones administrativas.
- Promoción: En este bloque se encuentran las tareas asociadas a la promoción de mi emprendimiento, para dar a conocer mi negocio.
- Formación: La tecnología está en continua evolución y para ofrecer un servicio profesional tengo que formarme continuamente, invirtiendo tiempo en el aprendizaje.
- Lista de tareas: Este es el cajón del desastre, donde voy a añadiendo ideas, mejoras, pendientes y cualquier otra cosa que necesite ser realizada con baja prioridad. Procuro dedicarle algo de tiempo cada día.
Como puedes apreciar, he combinado ambos métodos, tomando lo mejor de cada uno y creando a partir de ello uno nuevo que es ideal para mí; además, he ordenado los bloques de acuerdo con su prioridad, de mayor a menor.
El tiempo dedicado a cada bloque depende del día, en tal sentido hay días que no me dedico a ciertos bloques particulares, pues considero que no necesitan trabajo en ese momento.
Los bloques que son fijos en mí día a día y de los cuales no me permito pasar, son los dedicados a "clientes recurrentes" y "gestión", ya que forman parte de lo que llamo alta prioridad.
Estos bloques no son fijos, ni deberás mantenerlos inamovibles por el resto de tu vida, sino que podrás ir modificándolos y adaptándolos de acuerdo con tus necesidades y las exigencias de tu emprendimiento.
Comienza a aumentar tu productividad hallando el método que mejor se adapte a tus necesidades, evitando factores distractores y optimizando tus recursos.
