Más que una obligación, se trata de un arte, aprender a delegar no es una tarea fácil pero hacerlo puede significar el éxito de tu negocio, así que quédate conmigo y descubre lo importante de ceder la responsabilidad en el momento y sobre la persona adecuada.
Aprender a delegar
La responsabilidad es parte de todo negocio, sea cual sea el nicho al que esté orientado y las tareas que se pueden delegar son muchas y muy variadas. Algunos ejemplos de ello son la asesoría fiscal, el mantenimiento de la página web, la redacción de textos para el marketing de contenidos, gestión de campañas publicitarias, entre otros.
Por ejemplo, supongamos que tienes una tienda online con WooCommerce, pero no cuentas con suficiente conocimiento sobre aspectos técnicos, entonces tendrás dos opciones:
- Encargarte tú mismo de todo, dedicando tiempo y esfuerzo que antes se orientaba al manejo de tu negocio y poco a poco aprender a solventar problemas con la pasarela de pagos, configurar gastos de envío, solucionar errores que impidan acceder a la tienda, entre otros aspectos. En realidad, no se trata de algo imposible de hacer, el problema de esto es que estarás restando tiempo a tu negocio y por lo tanto limitando tus ingresos.
- Apoyarte en profesionales que puedan asumir dicha responsabilidad, la alternativa más viable, delegar el mantenimiento web de tu tienda online a un profesional y dedicar tu tiempo exclusivamente a las tareas que permitan a tu negocio crecer y obtener mayores ingresos.
En tal sentido, se trata de la mejor forma de poner en marcha un negocio exitoso, aprender el arte de delegar es clave para que tu empresa crezca. Un día sólo tiene 24 horas y muchas veces no son suficientes para hacer todo lo que necesitas, desde dedicar tiempo a tu trabajo, hasta esparcimiento personal.
Desde mi punto de vista, lo mejor que puedes hacer es centrarte en lo que realmente eres productivo y puede acercarte más al logro de los objetivos de tu negocio, ya sea aumentar los ingresos, labores administrativas u otros.
La idea es que evites convertirte en esclavo de tu propio negocio, delegando las tareas a quienes puedan hacerlas efectivamente.
¿Por qué es tan difícil aprender a delegar?
Cuando una persona se propone algo, es lógico que tenga cierto recelo o aprensión a la hora de ceder el control sobre ello y allí es donde sale a relucir la palabra clave "control".
Desde el inicio de la vida, los niños pequeños suelen dejar claro su sentido de pertenencia, asegurando "esto es mío" y exigiendo el control total sobre ello, lo mismo ocurre con un negocio, cuando te pertenece, sientes que debes controlarlo porque es tuyo.
Sin embargo, pensar de esa forma puede hacer que tu negocio se vaya en picada a un fracaso inminente, no porque no tengas la capacidad de ocuparte por completo de él, sino que difícilmente lograrás los mejores resultados haciendo todo tú solo.
Esto no quiere decir que debas desapegarte de tu emprendimiento, por el contrario, significa ceder ciertas responsabilidades a quienes pueden lograr mejores resultados, en beneficio de tu empresa, para alcanzar su crecimiento y mayores ingresos.
Otro aspecto importante que debes tomar en cuenta es delegar las tareas correctas a las personas adecuadas, con instrucciones claras y haciendo seguimiento de su cumplimiento.
En tal sentido, no se trata de ceder el control, poder o manejo de la empresa, sino dejar que otros ocupen los roles para los cuales están capacitados, siendo instruidos y monitoreados por ti.
También existe el temor a ser juzgado por otros, al aceptar que no posees las habilidades que se requieren para cierta tarea en particular. En tal caso, déjame decirte que no debes sentirte de ese modo, ya que nadie es omnipotente y delegar demostrará mayor inteligencia emocional, así como una actitud asertiva de tu parte.
Evidentemente, no debes llegar al otro extremo de la cuerda, en donde no manejes o siquiera conozcas aquello que se realiza dentro de tu empresa, ya que en ese caso estarías delegando demasiado, rompiendo el equilibrio.
¿Qué beneficios se obtienen de aprender a delegar?
Al delegar es posible disfrutar de ciertas ventajas que harán de tu vida un paseo en el que podrás cumplir tus metas personales y laborales conjuntamente, sin que tu trabajo te absorba por completo.
- Permite lograr objetivos eficientemente, enfocando los esfuerzos de cada integrante del equipo de trabajo en aquellas áreas que corresponden a su especialidad.
- Ayuda al personal e incluso a ti mismo, a desarrollar sus potencialidades y explotar su talento, contribuyendo al crecimiento de la empresa.
- Disminuye la carga de estrés que podrías tener en caso de ocuparte por ti mismo de todas las tareas de tu negocio.
- Mantiene motivados a quienes delegas ciertas responsabilidades, demostrándoles con ello que tu confianza está depositada en la persona más idónea para el trabajo.
- Permite que puedas disfrutar de los éxitos de tu empresa, reforzando tu autoconfianza y reafirmando la idea de que vas por el camino correcto.
- Fomenta el trabajo en equipo, ayudando a establecer lazos de confianza entre los miembros de tu empresa e incluso contigo mismo.
- Evita que puedas desgastarte físicamente, dedicando menos horas de trabajo a las tareas que se encuentran fuera de tu área de confort.
¿Cómo aprender a delegar?
Aprender a delegar no es tan sencillo como seguir unos cuantos pasos, se trata de todo un proceso que deberás ir aprendiendo sobre la marcha; sin embargo, tomando en cuenta algunos de mis consejos podrás hacerlo de forma más sencilla.
En primer lugar, es fundamental que conozcas tus habilidades y explotes al máximo aquello en lo que eres mejor, delegando las tareas para las que no estés capacitado en quienes verdaderamente lo estén.
En principio es poco probable que cuentes con gran cantidad de personas en las que puedas depositar responsabilidades, por lo que un buen comienzo sería delegar en mí las tareas de mantenimiento web, gestión de hosting y otras tareas técnicas que necesites, evitándote dolores de cabeza y descargando ciertas funciones en el profesional correcto.
Finalmente, aprende del proceso de ensayo y error, mejorando aquello que puedas en tu empresa conforme vaya creciendo. Recuerda que nadie tiene el poder ni el conocimiento absoluto y los negocios más exitosos están en manos de aquellos que saben gestionar y delegar hábilmente.
¿Qué debes saber a la hora de delegar?
Para delegar exitosamente las tareas, debes procurar responder a las siguientes preguntas.
¿Qué delegar?
Se trata básicamente de saber cuáles son las tareas que puedes y debes delegar en otros para que sean cumplidas efectivamente, por lo que es necesario que sepas identificarlas.
¿A quién delegar?
Saber a quién confiarle un cierto tipo de trabajo o responsabilidad es un aspecto clave a la hora de delegar, para que la tarea pueda ser cumplida exitosamente y obteniendo el mayor beneficio posible para tu negocio.
¿Cuándo delegar?
Es fundamental saber en qué momento delegar, ya que si se hace demasiado tarde o muy temprano es posible que la tarea no se cumpla con la efectividad necesaria.
Un ejemplo que puede ilustrar esta situación es cuando una enfermera que no consigue cateterizar la vía de un paciente lo pincha más de 5 veces sin éxito, delegando demasiado tarde la tarea a un compañero.
Aunque efectivamente a quien le fue delegada la tarea logró cumplir con ella, el daño al paciente ya se había ocasionado, pudiendo sufrir complicaciones y afectando el servicio en general, lo mismo ocurre en una empresa.
Por otro lado, es posible delegar demasiado temprano cuando, por ejemplo, se debe probar un procedimiento y la tarea experimental se delega en alguien que, aunque es profesional del área, no conoce las características del experimento.
¿Dónde delegar?
Este aspecto se ha desplazado un poco con la presencia online de los negocios, haciendo que cada vez se trabaje con menos formalidad.
Sin embargo, es posible mantener la integridad laboral al asignar funciones de forma presencial en la oficina o por medio de los canales de comunicación virtual diseñados para tal fin, haciendo que la formalidad aporte seriedad a la acción de delegar ciertas tareas.
¿Cómo delegar?
Este punto hace referencia a que debes saber especificar aquello que deseas delegar y cómo debe ser realizado por aquel en quien has depositado la responsabilidad.
En tal sentido, es necesario que dejes claro y detalladamente aquello que debe hacerse, qué tan primordial es, el procedimiento a llevar a cabo y lo que deseas lograr una vez que se realice la tarea.
Además, es fundamental que te cerciores de que el responsable no tenga ninguna duda y aclares las que puedan surgir antes, durante y después de la realización de la tarea.
Otro aspecto vital es dejarlo todo por escrito, ya que así se podrá consultar por ambas partes cuando sea necesario.
¿Cómo evaluar lo delegado?
Finalmente, es importante que puedas revisar por ti mismo o a través de personal de confianza, que las tareas delegadas sean cumplidas exitosamente, manteniendo así las estrategias implementadas o modificándolas en caso de que sea necesario.
