Aprende a gestionar el stock en WooCommerce como un profesional

En esta oportunidad podrás conocer todo lo que necesitas saber sobre la gestión de stock en WooCommerce, para que puedas valorar su importancia y sacar provecho de ello en tu negocio.

¿Qué es el stock de un producto?

Se trata de la cantidad existente de un determinado artículo o producto en el inventario, la cual se registra para llevar un control sobre ello.

Aquellos emprendimientos o negocios que funcionan con un stock requieren llevar cierto control para mantener el orden, saber lo que pueden ofrecer a sus clientes y cuándo es necesario reponer determinados artículos.

Esto forma parte de la gestión administrativa de un negocio y facilita en gran medida la entrada y salida de productos, evitando pérdidas de materiales o clientes.

Disponer de un control de stock incluye manejar un inventario, valoración, cálculo de fechas y cantidad de pedidos, entre otros.

Aunque es un proceso común en las empresas físicas, en realidad los emprendimientos virtuales no siempre cuentan con un stock y en ocasiones no llevan el control de ello.

En este mismo orden de ideas, cuando el control se realiza manualmente es común que existan errores humanos que arrojen diferencias en cuanto a la existencia real y teórica de los productos.

En cambio, empleando sistemas automatizados se reduce el error y es posible llevar un mejor control de ello.

¿Qué beneficios implica llevar un control de stock?

Llevando un control adecuado de stock es posible gozar de ciertos beneficios como los siguientes:

• Ofrece la posibilidad de pedir reposición de un producto de forma oportuna.
• Permite saber dónde se encuentran ubicados los productos en todo momento, optimizando la gestión de despacho.
• Conocer la cantidad de productos por entregar y recibir.
• Ofrece la posibilidad de valorar la inversión realizada.
• Permite reducir pérdidas.
• Evita que gran cantidad de productos queden obsoletos.
• Podrás pronosticar ventas estacionales.

 ¿Cómo configurarlo en WooCommerce?

Puedes configurar tu inventario con WooCommerce, ya que este incluye la opción por defecto en su panel de administración. Para ello es necesario:

1. Ingresar a tu tienda online.
2. Acceder al menú de la izquierda.
3. Ingresar a WooCommerce.
4. Ubicar la pestaña de "ajustes".
5. Hacer clic en "productos" y luego pulsar "inventario".
6. Activa la gestión de inventario y realiza la configuración.

Entre las opciones de configuración se encuentran las siguientes:

• Mantener en inventario: Permite reservar productos a tus clientes con pagos pendientes por determinado lapso de tiempo y una vez transcurrido, volverán a estar disponibles en stock.
• Avisos: Una opción que puedes activar para recibir notificaciones sobre productos con poca existencia o agotamiento.
• Visibilidad de inventario agotado: Podrás ocultar del catálogo los productos que ya no existan en el stock.
• Formato de visualización del inventario: Permite elegir las opciones que proporciona WooCommerce:
  • Siempre mostrar la cantidad restante en el inventario.
  • Sólo mostrar la cantidad restante cuando queden pocas unidades disponibles.
  • Nunca mostrar la cantidad restante del inventario.

Una vez que selecciones cada opción que deseas configurar, podrás manejar el stock de productos de manera efectiva.

¿Cómo estar informado sobre el stock que hay?

Para mantenerte al tanto de la situación de tu stock puedes activar los informes de inventario en WooCommerce, haciendo lo siguiente.

1. Accede al menú de WooCommerce.
2. Ingresa a la pestaña de informes.
3. Accede a la pestaña inventario.
4. Visualiza las 3 opciones de informe disponibles y activa aquellas que te interesen:
   • Casi sin existencia.
   • Agotado.
   • Con más existencia.

Informe de "casi sin existencia"

Este informe se envía cuando la existencia de un producto es menor con respecto al número establecido previamente en la configuración.

Si el número configurado es 5, por ejemplo, el informe incluirá aquellos productos que tengan cantidades inferiores a dicha cifra.

En el informe aparecerá la siguiente información:

• Producto.
• Superior: En el caso de que el producto se derive de otros.
• Unidades en inventario: Número de artículos exactos que hay en existencia.
• Estado del inventario: Incluye un texto indicativo, por ejemplo "Hay existencias".
• Acciones: Aquello que puedes hacer para solventarlo, es un campo editable.

Informe de "agotado"

Se trata de un informe que se envía cuando algunos productos se han acabado y no hay más existencia de ellos en el inventario.

En este caso también se configura determinada cantidad y cualquier número por debajo de ello es considerado agotado.

Usualmente se coloca "1" para este parámetro, de modo que todos los productos con cantidad "0" aparezcan en el informe.

La información del informe incluye los mismos elementos que en el caso anterior, pero esta vez orientados a los productos agotados.

Informe de "con más existencia"

En este informe se indican los productos de los que hay mayor existencia en el inventario. Igual que en los casos anteriores, se establece un determinado número considerado como parámetro.

Todos los productos de los que haya mayor cantidad que el número establecido se consideran como "con más existencia" y forman parte de este informe.

El informe que se envía incluye los mismos elementos que los casos anteriores, pero orientados a este parámetro.

¿Cuál es el plugin recomendado para hacer esta tarea más sencilla?

Existen diversas herramientas que puedes utilizar para llevar el control de tu inventario, estos se conocen como plugins y hay uno en particular que es el más popular y ampliamente recomendado.

El plugin que recomiendo utilizar es WooCommerce Stock Manager, el cual está disponible de forma gratuita y ofrece la posibilidad de controlar eficientemente el inventario de tu tienda online.

Con este plugin es posible llevar el control desde una única pantalla, permitiendo modificar lo que sea necesario. Podrás ver una clasificación de colores que indican el estado de cada producto.

Además, puedes modificar los siguientes campos editables:

• SKU.
• Nombre del producto.
• Situación fiscal.
• Tipo de impuesto.
• Tipo de envío.
• Costo.
• Precio de venta.
• Peso del producto.
• Existencia.
• Estado del inventario.
• Pedidos atrasados.
• Valores.

Asimismo, dispone de opciones y funcionalidades adicionales que te permiten mostrar y ocultar columnas, ubicar productos por nombre o SKU, filtrar tu búsqueda y más.

Tener una tienda online genera mucho trabajo, por lo que es recomendable automatizar todo aquello que sea posible para así ganar tiempo que puedes dedicar a la realización de otras tareas y reducir el margen de error.

Otra excelente opción es contar con un profesional como yo, para que se encargue del mantenimiento de tu tienda online, así te ahorrarás quebraderos de cabeza y tendrás un experto a tu servicio de lunes a domingo.