Cuando nuestros emprendimientos involucran entrar en contacto con muchas personas diferentes, nuestras casillas de correo pueden resultar avasallantes. Diariamente podremos encontrar una cantidad tan grande de mensajes que nos tomaría horas leerlos y contestar cada uno de ellos. El optimizar la utilización del correo electrónico en estos momentos es clave para aumentar nuestra productividad y evitar que contestar mensajes sea lo único que hagamos en todo el día. Las plantillas para eMails pueden ayudarnos mucho en este sentido.
Comúnmente podremos identificar grupos o categorías de personas con las cuales nos comunicamos por correo electrónico. Algunas de ellas podrían ser clientes, proveedores, equipo de trabajo, etc. En general nuestros mensajes mantendrán un cierto cuerpo o estructura para cada categoría de contactos, lo cual podremos aprovechar a través del uso de plantillas. Podemos definir plantillas de asuntos de mensajes que frecuentemente redactamos, como ser: presentación de nuestra empresa, descripción de cierto producto, órdenes de compra para proveedores, recibos de pago, solicitud de opiniones o comentarios, etc. Aunque cada correo sea diferente y personalizado, este esqueleto nos ahorrará mucho tiempo.
Serán bastante poco frecuentes los correos que sean completamente diferentes al resto de los enviados. Todos los correos mantienen cierta similitud con otros que podremos utilizar para crear las plantillas. Si nos vemos en la necesidad de estar redactando correos varias veces al día, es señal de que aún no hemos optimizado el uso de las plantillas. Quizá al principio esta técnica parezca un poco tediosa y tengamos la tentación de comenzar a redactar el correo en blanco rápidamente. Pero con la práctica comprobaremos que el uso de plantillas mejora la productividad al redundar en una optimización de nuestro tiempo y la disminución de las horas empleadas en redactar y contestar mensajes de nuestra casilla de eMails.
