En la actualidad existen muchas alternativas para mantenerse en contacto y fortalecer la relación entre las personas, sin embargo hay medios considerados más formales y adecuados para relaciones laborales y otros ideales para socializar. Descubre las ventajas de la comunicación por email y algunos consejos para utilizarlo correctamente.
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El teléfono móvil y el trabajo no siempre se llevan
El trabajo y el teléfono no siempre son aliados y en ocasiones pasar mucho tiempo con el móvil puede resultar contraproducente.
Seguro te ha sucedido que tomas tu teléfono móvil y te planteas utilizarlo por un minuto para hacer alguna búsqueda, responder un mensaje u otros, pero esos 60 segundos se pueden transformar fácilmente en 30 minutos, tiempo que resulta perdido o mal utilizado, pudiendo haber sido aprovechado para realizar actividades productivas.
En tal sentido, emplear como medio comunicacional el teléfono móvil para tu trabajo no es la alternativa ideal, en cambio hacer uso de la comunicación por email puede ser tu mejor opción.
Esto sucede incluso cuando existen aplicaciones de mensajería instantánea o correo electrónico que facilitan la comunicación, pero son más los factores distractores y negativos que los positivos en cuanto al uso del teléfono para fines laborales.
Algunos ejemplos de ello son:
- La respuesta sorpresiva e incluso agresiva que puede generar un teléfono que suena insistentemente.
- La falta de control que puede reinar en tu trabajo cuando únicamente atiendes asuntos laborales a través de tu teléfono móvil.
- La imposibilidad o poca probabilidad de emitir respuestas meditadas y conscientes a tus clientes.
- La pérdida de tiempo que genera el hecho de responder largas llamadas o mensajes interminables.
Ventajas de la comunicación por email
Hacer uso del email es en sí mismo una ventaja, pero además ofrece otros beneficios como los siguientes:
Es económico
Gracias a que esta alternativa ofrece la posibilidad de establecer una comunicación efectiva a muy bajo costo.
De forma habitual otros medios de comunicación requieren un pago por el uso de sus servicios, ya sea mensajería de texto o llamadas telefónicas, mientras que al enviar un correo electrónico el único gasto devengado será el servicio de Internet y electricidad para tu ordenador o dispositivo.
Es sumamente veloz
Aunque no necesariamente instantáneo, en cuestión de un par de minutos puede concretarse una comunicación bidireccional sin mayores complicaciones.
Es muy versátil
Gracias a que pueden adjuntarse archivos como vídeos, documentos e imágenes, enviar información a múltiples destinatarios a la vez, recibir alertas, insertar firmas digitales y muchas otras funciones.
Es cuantificable
Cuando se emplea el correo electrónico como medio de comunicación, además de ofrecer un mayor y mejor control, es posible realizar un seguimiento sobre los resultados obtenidos de este intercambio bidireccional.
Esto implica que llevar un registro o control es directamente proporcional a la cuantificación de los resultados obtenidos en cuanto a comunicación se refiere.
Es personalizable
Esta ventaja en particular no requiere mayor explicación pues es más que obvio que un correo electrónico puede personalizarse al gusto de cada negocio o freelance.
En tal sentido, puede configurarse el color, la apariencia y mucho más.
Es efizaz
La eficacia del uso del correo electrónico radica en que permite ahorrar tiempo y esfuerzo al automatizar tareas rutinarias que pueden resultar agotadoras y generar errores humanos.
Asimismo, permite bloquear los correos considerados como spam, programar envíos, brindar respuestas automáticas y mucho más.
Es analizable
Al integrar el servicio de correo electrónico a sistemas como Google Analytics que generan métricas aprovechables para los negocios y emprendimientos con presencia online.
Puede compartirse
Ofrece excelentes posibilidades de difusión tanto de forma individual como masiva, incluso permitiendo la programación de contenido para ser compartido en redes sociales y páginas web.
Es amigable y sencillo
En principio porque no resulta intrusivo ni insistente y permite filtrar la recepción y envío de información.
Por otro lado, la sencillez que ofrece es una excelente ventaja, ya que dispone de una interfaz simple.
Es interactivo
Gracias a que no es estático o unidireccional, ya que ofrece la posibilidad de generar interacción entre clientes y trabajadores.
Convertir la comunicación por email en un recurso eficiente
Aunque utilizar la comunicación por email es en sí mismo una ventaja, hacer uso inteligente de ella es lo que te permitirá convertirlo en un recurso eficiente para tu negocio.
En tal sentido, te recomiendo seguir algunos consejos valiosos como los siguientes:
- Clasifica tus correos electrónicos y prioriza aquellos que deben ser leídos sobre los que pueden esperar.
- Evita utilizar la bandeja de entrada de tu correo electrónico como una lista de tareas y vacíala por completo al menos cada 2 o 3 días.
- Clasifica tus mensajes por carpetas de la forma que te resulte más útil, ya sea por clientes o proyecto de trabajo.
- Utiliza una carpeta específica para archivar aquellos mensajes que contengan información valiosa que puedas requerir en el futuro.
- Utiliza tantas carpetas como sea necesario, pero ten en cuenta que menos es más, por lo que hacer un uso reducido de las mismas es tu mejor alternativa.
- Esto significa que no necesariamente debes tener una carpeta para un cliente que vino una única vez a contratar tus servicios y quizá puedes prescindir de ese correo.
- Utiliza la herramienta buscador para acceder a los correos con mayor facilidad en el momento que lo necesites.
- Emplea el autocorrector del correo electrónico para verificar la ortografía y sentido de tus textos antes de enviar cualquier mensaje.
- Utiliza como apoyo los atajos del teclado en el correo electrónico.
- Procura silenciar las notificaciones siempre que te encuentres trabajando, de esta forma evitarás interrupciones innecesarias y prestarás atención al correo electrónico únicamente en el tiempo que has destinado para ello.
- Procura contestar los correos electrónicos una vez que los hayas abierto y en caso de no hacerlo en un futuro inmediato, marcarlos con la etiqueta de "no leídos" para evitar que dejes a tus clientes sin una respuesta como consecuencia de un olvido.
- Establece un tiempo determinado del día para dedicarle a tu correo electrónico, tanto a la clasificación como al envío de respuesta.
- Ya que no utilizarás tu correo electrónico como lista de tareas, procura crear entonces un listado específico para ello y adjuntar los correos electrónicos que sean necesarios a cada tarea.
- Medita tu respuesta tanto como sea necesario y envíala únicamente cuando esté seguro de lo que vas a contestar.
- Utiliza el email de forma breve en cuanto a texto se refiere y procura adjuntar archivos de mayor extensión en lugar de colocarlos directamente en el correo.
- Especifica claramente el asunto de tu correo electrónico cada vez que envíes una respuesta, de forma que sea lo más conciso y preciso posible.
- Utiliza los campos de copia y copia oculta cuando sea realmente necesario, ya que esto puede ahorrarte mucho tiempo.
- Utiliza las opciones de configuración y programación de correos diferidos de manera que puedas optimizar tu tiempo.
- No utilices el correo electrónico para discutir bajo ninguna circunstancia, recuerda que este es un canal de comunicación que puedes utilizar para situaciones particulares y cuyo objetivo es simplificar tu vida, no complicarla. En caso de que sea inevitable alguna situación conflictiva procura abordarla desde otro medio de comunicación o en persona.
- Procura automatizar tantas acciones como sea necesario, de manera que aproveches al máximo la tecnología que te permite realizar de forma automática funciones que pueden resultar tediosas, por ejemplo el vaciado de la papelera de correos eliminados, procesar notificaciones, entre otras.
Mi experiencia
Con los años y el trabajo he optado por utilizar el correo electrónico como medio de comunicación eficiente entre mis clientes y yo.
En tal sentido, el email es mi canal de comunicación preferido y existen algunas razones particulares por las que me gusta trabajar empleando el correo electrónico:
- La mayoría de los emails que recibo son breves y directos, por lo que la dedicación de tiempo es menor en comparación, por ejemplo, a una reunión de carácter presencial que seguramente llevaría horas.
- No es intrusivo, ya que puedo responder los mensajes en el momento que mejor me convenga, ya sea en el tiempo destinado para ello o durante cualquier rato libre que tenga.
Por lo general, silencio las alertas y sólo atiendo las urgencias cuando considero que en realidad lo son.
- Queda un registro por escrito de todo lo que hablo con mis clientes, así que en caso de dudas se puede consultar en cualquier momento aquello asentado en los correos y no ocupa espacio en mi ordenador.
- Tengo centralizadas en Gmail todas mis cuentas de correo electrónico, tanto la personal como la profesional, de forma que puedo organizar todo desde un mismo dispositivo fácilmente.
Por último, doy prioridad al email frente a otros canales de comunicación como puede ser WhatsApp, por ejemplo, esto significa que si tienes contratado mi servicio de mantenimiento web, tus incidencias serán resueltas antes si me envías un correo electrónico en lugar de enviar un mensaje de texto a través de esta aplicación de mensajería instantánea.
